6165金沙总站登录平台

通知公告: 东莞保安服务总公司举行30周年主题活动
6165金沙总站登录平台
您当前的位置: 6165金沙总站登录平台 6165金沙总站登录平台服务指南

如何做好基层办公室工作

发布时间:2016年1月16日 浏览次数: 3634

办公室是每个企事业单位的重要部门,集服务、参谋、协调督察等诸多职能于一身,是一个单位的枢纽和窗口,也是一个各项行政事务的综合办理机构,具有承上启下、上通下达、职能庞杂的特征。作为押运基地办公室,外对中心一室六部,内对基地五大部门,涉及保险、工资、被装、资产等多项管理工作任务,既艰巨又繁杂。因此,充分发挥办公室职能,全面促进企业的发展和平稳运行,成为办公室重要职责和核心任务,就办公室总体工作来说,可用“五四三二一”来概括。

具备“五勤”素质

在基层办公室工作,必须具备或努力让自己具备“五勤”素质,即:脑勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。

脑勤:之所以脑勤要排在第一位置,就是因为没脑勤,其他的“勤”都是空谈。办公室工作总体来说还是脑力劳动,先思而后行,每项工作都要经过前期缜密思考,认真谋划,才能有序开展。方案的制定,文件的归纳,数据的分析,文稿的撰写,会议的组织,桩桩件件的工作,质量与效果如何,就看动了多少脑子,花了多少心思。所以在办公室工作,就要善于思考、勤于思考,这是一切工作创新与发展的动力之源。

眼勤:就是要多看,善于观察,注重细节。在一线时要看管理,看队伍,及时发现亮点,同时也要及时发现问题,最好是通过现象看到本质;在会议时,要多观察领导神态,抓拍精彩瞬间,会议服务上要及时发现领导水杯是否有水,用纸用笔是否到位等;在本职工作上要对数据、文字等逐字逐行认真校对审核,防止错误与遗漏。同时业余时间还要多看书,看好书,增强理论水平,丰富自己的知识面,提高个人素质。

嘴勤:就是要勤于沟通,善于沟通。上传下达是办公室重要工作内容,没有一定的沟通能力和技巧,会让工作陷于被动。对上级,要多请示多汇报,对领导部署的工作,短事要及时汇报,长事要阶段性汇报,完事要总结性汇报;当然汇报工作要有框架、有细节、有数据,确保领导对各项工作进度了如指掌。对同(级)事,要多交流,多听意见,不断改进工作,对领导部署下去的工作,要及时上传下达,适时给予工作提示,共同促进工作提升。

手勤:就是要勤动笔、勤记录。俗话说,好脑子不如烂笔头。面对繁杂的办公室工作,没有勤动笔的工作习惯,就会面临丢三落四、指东往西的窘境,有时会造成严重后果。领导部署工作要随时记录,开会要做会议记录,一线跟车要有跟车日志,员工谈话要写谈话记录,临时事务要有备忘录,总之记录本与笔随身带,随时随地做好记录。同时要勤做报表,人员实力日报.保险增减报表、服装申领报表等各类数据报表,要及时到位。

腿勤:就是要勤动腿,勤走动。办公室工作人员不能贪图冬暖夏凉的舒适环境,更不能一杯清茶一张报的混日子,这样就形成了机关官僚作风,反映在工作上就会闭门造车,脱离实际。所以必须要走出去,下基层,到一线,要熟悉基层一线的情况,才能了解员工心态、熟悉基层工作、掌握工作流程。只有这样,办公室在制定方案、组织活动、拟定规章制度时才会接地气,可操作,同时在给领导提建议、谋策略时,才能客观公正,有的放矢。

做好四个服务

办公室既是一个综合办事机构,也是一个服务部门,不论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务。为领导的工作服务,为同级、上下级单位服务。服务是做好办公室一切工作的指导思想。要做好办文办事协调处理等各类服务工作,主要有以下四点:

一是领导服务。就是为领导的工作服务。作为离领导最近的一个部门,要时刻摆正位置,正确处理好与领导、与部门之间的关系。在工作上,一切都要以领导的工作思路和目标为中心开展好办公室工作,要当好领导的参谋,在单位管理、决策等方面及时提出合理化建议,便于上级决策;同时办公室工作人员要深入基层,积极收集基层意见建议,宣传上级政策,做领导与员工的桥梁与纽带。

二是对外服务。作为基层办公室来说,对外服务主要指中心各职能部门,以及属地政府机构企事业单位,按照“有理、有节、有度”的原则,上级机关的各类文件、电活、传真、通知等要认真对待,能自行处理的要及时传达、部署、落实,需要呈报领导的及时呈报,再按领导指示传达部署,不能像巡航导弹一样发后不管,要像放风筝一样,随时把控,及时回收,确保各项工作有部署,有落实,有反馈。

三是对内服务。对内服务主要是对基地内部,作为办公室工作人员要做好接听电话、收发文件、编发信息等日常工作,这些工作看起来是小事,耽误了就是大事。同时要有顾全大局、团结协调意识,对上级下发的文件、领导的指示、决议的事项等工作要做好沟通协调、互通有无、互相协助的桥梁作用。比如在做队员思想工作时,当员工提出社保、服装等方面的疑问时,办公室人员需到场负责解释说明,维护队伍稳定;对一些急事、要事和难事,及时协调,对领导关心和员工关注的热点、难点问题着力协调,并时刻注意协调方式、方法和效果,使问题及时有效地得到解决,从而避免纠纷的发生,较好地发挥了上通下达作用,保证政令畅通。

四是基层服务。办公室工作人员对每一位来办公室办事、咨询的员工都要热情接待,热忱服务,热心帮忙,能处理的事务及时处理,能作答复的及时答复;对于不能解决的问题,要耐心做好解释工作,决不能在工作中出现相互推诿、相互扯皮问题,杜绝“门难进、脸难看、活难听、事难办”现象发生。

开展三个宣传

宣传工作是办公室工作重要内容之一,是上级与基层之间的桥梁,宣传工作是否到位直接影响着政策的落实、制度的执行、舆论的走向、人心的向背,无论何时何事,宣传的核心都应该以鼓舞人心,积极向上为主。从基层办公室来说,主要有以下三个方面的宣传工作:

一是政策宣传。对于中心下发的各类文件都要第一时间传达到各部门和相关岗位,要求传达到每个人的,必须督促各级骨干传达到个人,特别是涉及到员工切身利益的政策性文件,比如工资、被装、保险、福利、工作制度等,要深入基层,开展面对面的交流,逐条宣传解释,对员工的提问要耐心解答,确保每个人都能理解,没有疑惑。在政策宣传时,应掌握好时机及方式方法,可以在办理新员工入职时,给他们进行各类政策的宣传,明确权利和义务,让他们不带问题入职,促进队伍稳定。

二是对外宣传。对外宣传工作可充分展现单位业绩、文化建设、制度创新、发展战略,是提高知名度、扩大影响力的重要手段。目前基地对外宣传的重要方式就是新闻报道,这就要阱究及时性、时效性、时宜性,这也是宣传工作的生命,不论是基层动态、员工风采,还是新闻图片、人物特写,都要做到及时到位,否则就失去了报道的意义,也失去了展现的机会。所以要时刻保持收集新闻素材的工作习惯,记录本、照相机不离身,大到重大活动、重要会议,小到活动花絮、员工生活,及时记录及时拟稿,确保新闻报道的鲜活。同时新闻报道必须以事实说话,时间、地点、人物、事情经过和事情发生的原因必须具体、确凿,不能含糊不清,更不能闭门造车、杜撰演绎。

三是内部宣传。在内部宣传方面,通过板报、标语、条幅、视频等形式,经常性在员工队伍中开展优秀典型、好人好事、岗位标兵等先进事迹宣传,传播正能量,引导广大员工向先进学习,向模范看齐。这就要求办公室人员要下沉一线,融入基层,能眼观四路,耳听八方,及时发现在基层队伍中典型事迹及员工闪光点,通过文字影像展现员工风采。

处理好两个关系

一是繁简关系。从事过办公室工作的人都知道,办公室工作非常繁杂,就基地办公室而言,就涉及员工社会保险办理、人事档案管理、服装装备管理、固定资产管理、职工之家建设、宣传报道工作、来客来访接待、办文办事办会、三标管理认证等近60项具体工作,并且还要处理临时性、突发性工作,大到大型活动与会议,小到办公用品的使用,林林总总,不一而足。如果单位人数多,更是面临人员流动大,事务多,其中的工作量可想而知。但面对繁杂的工作局面,需要时刻保持清醒头脑,找寻工作规律,将繁杂变为简易,其实办公室工作还是有规律可循的,比如按程序办事,就不乱阵脚,按制度执行,就避免出错,同时要做好工作分工,各负其责,使繁杂工作条理化,保证有序进行。

二是缓急关系。办公室工作中最重要的就是要处理好事务的轻重缓急,有的工作应急办,有的工作可缓办,这要根据领导布置工作任务的性质、完成时间来确定。比如突发事件、数据上报就要有时效性,急事急办;而工作总结、组织会议等日常工作就要根据任务时间来确定处理节奏。只要做好工作规划,排好任务序列,再繁杂的工作也井井有条,忙而不乱。

开展一项培训

作为一名办公室工作人员,既要有所专长,又要是多面能手,办公室工作人员要在写作、摄影、网络、书画、设计等各方面至少要有一至两项专长,同时在其他方面也要有一定的技能和工作经验,这样才能对办公室工作应付自如,所以开展业务技能的培训是必不可少的,每个办公室人员都要努力让自己成为一个“通才”与“专才”。

这里所说的培训,除了单位组织的各类集中培洲外,重点还是要进行自我的培训。自我培训是一种自我学爿,是一种自觉行为,效果比任何培训效果都要明显。当拍出的新闻照片不突出时,要多分析多试拍多模仿,让拍摄经验不断累积,形成自己的风格;当面对复杂的各类数据时,要不惜放弃休息时问来分析其逻辑关系,研究编写Excel函数公式,让复杂变为简单,提高工作效率减少错误率;当网络出现故障时,要亲自动手检查软硬件,多方请教方式方法,平时有专业工程人员检修时,也要多看多问多学;当对一篇文稿不满意时,要多走访基层,不惜几易其稿,甚至推倒重来;等等。这些都是通过主动发现问题,通过不断解决问题来不断学习新知识,不断积累工作经验,以此实现提高自我的一种自我培训方式。长此以往,就会形成一种学习习惯,一旦在工作中发现了问题,就会激发解决问题的能力。

(友情提示:本站有些文章来源于互联网,版权归原创者所有;安保 尊重原创。如有侵权请速告知安保 小编,安保 编辑人员将立即删除;小编电话:13662500290(微信同号)QQ:2091435259;邮箱:2091435259@qq.com;)

相关阅读:
社区保安在执勤中应该注意的事项2016年6月20日
财务工作中应该注意的问题2016年2月29日
东莞保安公司招聘保安的条件是什么2015年11月7日
员工利用工作之便盗取公司财物,构成盗窃罪2015年6月17日
抓好保安队伍管理,提升服务质量2015年1月17日
如何培养保安班、队长2014年11月23日
如何加强小区物业保安队伍建设2014年11月23日
保安服务指南:如何做一个合格的保安基层管理者2014年9月13日
6165金沙总站登录平台
最新公告
6165金沙总站登录平台
行业动态
一线保安
保安论坛
保安说法
保安访谈
服务指南
安防知识
站内搜索
服务指南
社区保安在执勤中应该注意的事项
财务工作中应该注意的问题
如何做好基层办公室工作
东莞保安公司招聘保安的条件是什么
员工利用工作之便盗取公司财物,构成盗窃罪
抓好保安队伍管理,提升服务质量